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Bundesverband
Modell- und Formenbau
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Geschäftsbetrieb (Stand: 26.03.2020)

Welche organisatorischen Maßnahmen können helfen, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten?
Zur Aufrechterhaltung von Produktion und Dienstleistung sollte man sich auf einen längerfristigen Krisenmodus im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie einstellen. Kurz- und mittelfristig wirksame Umstrukturierungen von Betriebsabläufen und Verhaltensweisen helfen, handlungsfähig zu bleiben. Wir haben eine Auswahl von Maßnahmen aus Kollegenbetrieben zusammengetragen, die dazu beitragen können:

  • Alle Mitarbeiter auffordern, sämtliche sozialen Kontakte einzuschränken
  • Alle Mitarbeiter auffordern, Verdachtsfälle oder Krankheitsfälle im privaten Umfeld zu melden (bis zur Klärung sofort nach Hause schicken)
  • Gruppenbildung mit Abstand kleiner 2 Meter untersagen
  • Pausenraum schließen – Mitarbeiter können einzeln am Arbeitsplatz Pause machen
  • Pausenzeiten aufteilen, ggfs. auch in unterschiedlichen Räumen
  • Büroplätze stark vereinzeln (2 Mitarbeiter mit Abstand in einem Büro)
  • Schleuse für Warenannahme einrichten
  • Außendienstmitarbeiter und Lieferanten nur auf Rufweite empfangen
  • Dienstreisen unterlassen
  • Notwendige Besprechungen nur auf Rufweite
  • Home-Office für Arbeitsvorbereitung/Planung einrichten (soweit möglich)
  • Resturlaub bzw. Überstunden/Zeitkonten abbauen
  • Teile des aktuellen Urlaubs abbauen
  • Arbeiten in Wechselschicht, um die Belegschaft und die Kontakte möglichst gering zu halten
  • Arbeiten im Zweischichtbetrieb, wobei die Überschneidungszeit möglichst nicht gegeben sein sollte
  • Desinfizieren aller Maschinen und Flächen zwischen den Schichten
  • Desinfektionsmittel bereitstellen
  • Einteilung der Mitarbeiter in kleinere Gruppen, wobei die Gruppen untereinander aber keinen direkten Kontakt haben, damit bei einem Verdachtsfall nicht sofort der ganze Betrieb geschlossen wird (nur die Gruppe in Quarantäne)
  • Regelmäßiges Händewaschen und Desinfektion
  • Putz-Team zur Desinfektion bereitstellen
  • Sollten Sie noch mit anderen Ideen gute Erfahrungen gemacht haben, helfen Sie uns und Ihren Kollegen/innen durch eine kurze E-Mail an uns (siehe Ansprechpartner links).

Wie wirken sich Ausgangsbeschränkungen bzw. Kontaktverbote auf berufliche Tätigkeiten aus?
Die Bundesländer haben am vergangenen Wochenende Ausgangsbeschränkungen bzw. Kontaktverbote verhängt. Sie halten alle Bürger an, physische und soziale Kontakte zu anderen Menschen außerhalb von Angehörigen des eigenen Hausstandes auf ein absolut nötiges Minimum zu reduzieren. Konkret erlauben die Regelungen das Verlassen der eigenen Wohnung nur noch aus triftigen Gründen. Dazu zählt insbesondere die Ausübung beruflicher Tätigkeiten. Jeder darf und soll weiterhin zur Arbeit gehen, sofern deren Betriebe nicht aus anderen Gründen geschlossen wurden. Die Einhaltung der Regelungen wird durch die Polizei kontrolliert, Zuwiderhandlungen werden zum Teil drastisch bestraft. Passierscheine sind bislang nicht erforderlich. Allerdings können die örtlichen Gesundheitsbehörden darüber hinaus weitere Einschränkungen vornehmen.
Für den Fall, dass Passier- und Berechtigungsschein zum Zwecke der Berufsausübung doch erforderlich sein sollten, finden sie hier eine Vorlage zur Aushändigung an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Informieren Sie sich bitte im Einzelfall über regionale oder örtliche Bestimmungen.

Wo bekomme ich Unterstützung für die Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Handwerksbetriebe können ab sofort finanzielle Unterstützung erhalten, wenn sie kurzfristig Home-Office-Arbeitsplätze schaffen. Erstattet werden bis zu 50 Prozent der Kosten einer unterstützenden Beratung durch ein vom Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) autorisiertes Beratungsunternehmen. Nach den Aussagen des BMWi sieht das Förderprogramm „go-digital“ hierfür ein schnelles und unbürokratisches Verfahren vor.
Das neue Fördermodell deckt unterschiedliche Leistungen ab, von der individuellen Beratung bis hin zur Umsetzung von Home-Office-Lösungen, wie beispielsweise der Einrichtung spezifischer Software und der Konfiguration spezifischer Hardware. Ab sofort können demnach IT-Dienstleistungen, die die Einrichtung von Homeoffice-Plätzen zum Ziel haben, offiziell unter dem besagten Modul (Digitalisierung von Geschäftsprozessen) beantragt und bewilligt werden. Hierzu zählen vor allem der Aufbau sowie das Einrichten der zugehörigen Hardware. Software, die dabei zum Einsatz kommt und über die gängigen Standards hinausgeht, ist ebenfalls förderfähig. KMU und Handwerksbetriebe, die von der Förderung profitieren wollen, müssen zunächst über die Beraterlandkarte ein Beratungsunternehmen in ihrer Region suchen und mit ihm einen Beratervertrag abschließen. Von diesem Punkt an übernimmt das Beratungsunternehmen alle weiteren Schritte für die Unternehmen, beispielsweise die Beantragung der Förderung, die Umsetzung passgenauer und sicherere Maßnahmen bis hin zur Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen.
Konkrete Fragen zur Förderfähigkeit und Beantragung beantwortet der Projektträger, die EURONORM GmbH, telefonisch unter 030-97003-333.

Welche Werkzeuge gibt es für das Home-Office und mobiles Arbeiten?
Aufgrund der Corona-Pandemie schicken immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office. Überall dort, wo es möglich ist von zu Hause zu arbeiten, sollte dies auch geschehen. Denn das Arbeiten von zu Hause schützt die eigene Gesundheit und die der Kollegen. Damit das Arbeiten von zu Hause und die Kommunikation mit den Kollegen (egal, ob sie im Büro sind oder auch zu Hause) funktioniert, bedarf es der richtigen Tools. Hier finden Sie Beispiele für gängige Online-Meeting-, Kommunikations- und Webinar-Tools.

Online-Meeting-Tools
Für die tägliche Kommunikation gibt es eine große Auswahl an Anwendungen, die einfach in der Bedienung sind: Das wohl bekannteste Tool für Chats/Kurznachrichten (Instant-Messaging) und Anrufe (mit oder ohne Video-Übertragung) ist Skype. Einmal registriert, kann man sich mit allen weiteren registrierten Usern in Skype vernetzen und miteinander chatten und sprechen. Natürlich ist auch die Kommunikation in der Gruppe möglich, so können auch Meetings mit mehreren Teilnehmern durchgeführt werden. Möchte man eine Präsentation oder sonstige Inhalte den anderen Usern zeigen, kann man den eigenen Bildschirm zur Ansicht freigeben (Screen-Sharing) und so den Kolleginnen und Kollegen beispielsweise Präsentationen zeigen.

Weitere Anbieter von Online-Meeting-Tools sind:

Eine weitere Möglichkeit, um Online-Meetings mit zusätzlichen Funktionen abzuhalten, ist die Nutzung des Tools GoToMeeting vom Anbieter LogMeIn. Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Softwarepaket für Online-Besprechungen, Desktopfreigaben und Videokonferenzen, mit dem der Benutzer andere Computerbenutzer, Kunden oder Kollegen in Echtzeit über das Internet treffen kann. Hiermit können Sie sowohl am Schreibtisch, im Konferenzraum, zu Hause oder auch unterwegs Video-, Audio- und Online-Meetings veranstalten.

Die Vorteile des Tools sind, dass bis zu 250 Personen am Meeting teilnehmen können, dass eine Bildschirmübertragung möglich ist, dass man mit einer Webcam HD-Videokonferenzen mit bis zu 25 Teilnehmern veranstalten kann und die Meetings aufzeichnen kann. Zudem gibt es einen persönlichen Meeting-Raum, d.h. dass man hat eine permanente Meeting-URL, sodass man jedes Mal den gleichen Link nutzen kann. Es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, Meetings zu starten, z. B. aus Microsoft Office-, E-Mail- und Instant-Messaging-Anwendungen.

Microsoft Teams (MS Teams) ist eine Plattform, die Chats, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype kostenfrei integriert. Unternehmen, die ohnehin schon die?Office-365-Suite?mit Microsoft Office und Skype auf ihre Firmen-Notebooks installiert haben, können automatisch auch das integrierte Microsoft Teams nutzen. Derzeit stellt Microsoft die Software MS Teams aufgrund der Corona-Pandemie kostenfrei zur Verfügung (products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software).

MS Teams bietet sämtliche Funktionalitäten wie Skype an, beschränkt sich allerdings nicht nur auf die direkte Kommunikation miteinander. Es können auch direkt in der Software gemeinsam Dokumente angelegt und bearbeitet werden. Mit MS Teams können Sie also mit den Kollegen chatten/Nachrichten versenden, per Video telefonieren sowie Dateien bearbeiten und verschicken. In der Software können Teams angelegt werden, zu denen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens eingeladen werden. In einem Team stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung. Jeder Kanal besteht aus Registerkarten. Standardmäßig gibt es die Registerkarten Beiträge und Dateien. Weitere Registerkarten können hinzugefügt werden. Ein Team kann bis zu 200 Kanäle beinhalten.

Meetings können geplant oder ad-hoc erstellt werden. Besucher des Kanals können sehen, dass gerade ein Meeting läuft. MS Teams hat zudem ein Plugin für Microsoft Outlook, um andere zu einem Team-Meeting einzuladen. Die Meetings können aufgezeichnet und später direkt auf Microsoft Streams weiteren Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Eine Alternative zu MS Teams stellt die bekannte und weit verbreitete Software Slack dar.

Googles Alternative zu Microsoft Teams ist Hangouts Chat. Es ist ein Teil von Googles kostenpflichtiger G Suite und als solcher kompatibel mit diversen anderen Diensten aus dem Google-Universum. Google Hangouts kann über eine eigenständige Website und die Websites von Gmail und Inbox aufgerufen werden. Ein Hangout kann als öffentlich deklariert werden, damit auch Nutzer teilnehmen können, die den Initiator nicht kennen. Google Hangouts lässt Chats mit bis zu 150 Teilnehmern zu. An Videogesprächen können maximal zehn Nutzer teilnehmen. Über Hangouts lassen sich neben Textnachrichten auch Videos, Fotos, Sticker und der aktuelle Standort versenden. Chatverläufe werden serverseitig gespeichert, wodurch eine Synchronisation aller angemeldeten Geräte möglich ist. Dadurch ermöglicht Google Hangouts beispielsweise eine Konversation am Desktop-Computer zu beginnen und am Smartphone fortzusetzen, ohne dabei den Anschluss zu verlieren.

Webinar-Tools
Ein Tool, um Schulungen online anzubieten, ist GoToWebinar. Mit GoToWebinar können Sie Seminare, aber auch unternehmensweite Meetings organisieren. Die Vorteile von GoToWebinar sind, dass die Webinare einfach zu erstellen sind, es mehrere Moderatoren geben kann, Videos und Umfragen integriert werden können sowie Erinnerungs- und Follow-up-Mails automatisch versendet werden. Sie können Ihre Webinarunterlagen mit Logos und Bildern versehen und in Ihren Unternehmensfarben gestalten. Zudem können während eines Webinars über einen Chat Fragen gestellt werden. GoToWebinar ist eine kostenpflichtige Software von LogMeIn.

Weitere Webinar-Software-Anbieter sind:

Telefonkonferenz-Tools
Nicht immer muss es ein Video-Chat oder ein Webinar sein, oft reicht eine einfache Telefonkonferenz aus. Gängige Anbieter sind:

Die Listen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern bilden lediglich einen Ausschnitt der am Markt verfügbaren Werkzeuge in Zeiten von Corona Home-Office.

Den Anwendern sollte auch klar sein, dass einige der Anbieter aus der Riege Google, Facebook und Co. hinsichtlich des Datenschutzes ihre eigenen Maßstäbe und Regeln anlegen - hier möge sich ein jeder Anwender selbst fragen, ob er oder mit diesen Regeln einverstanden ist.


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